Information on the Conditions and Procedure for Reporting Violations at KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria

In accordance with the Bulgarian Whistleblower Protection Act

Persons Eligible to Submit a Report

A whistleblower entitled to protection under the Whistleblower Protection Act (ЗЗЛПСПОИН) from the moment of submitting the report or publicly disclosing information about a violation is any natural person who reports a violation that became known to them in the capacity of:

  1. A worker within the meaning of Article 45 (1) of the Treaty on the Functioning of the European Union, including an employee, civil servant, or any other person performing paid work, regardless of the nature of the work, the method of remuneration, or the source of funding;
  2. A self-employed person within the meaning of Article 49 of the Treaty on the Functioning of the European Union, including individuals working without an employment relationship and/or practicing a liberal profession and/or craft activity;
  3. A volunteer or an intern, whether paid or unpaid;
  4. A partner, shareholder, sole owner of capital, member of a management or supervisory body of a commercial company, or a member of an audit committee of an enterprise;
  5. A person working for a natural or legal person, contractors, their subcontractors, or suppliers;
  6. A person whose employment or service relationship is about to begin, or who is about to enter into a contract for the provision of any type of service, in cases where the information about the violations was obtained during the recruitment process or other pre-contractual relations;
  7. A worker or employee, as well as any other person under points 1–5, who obtained the information within the framework of an employment, service, or other work-related relationship that has been terminated at the time of submitting the report or public disclosure.

In addition to whistleblowers, the Act also provides protection to:

  • Individuals who assist the whistleblower in the reporting process and whose assistance must remain confidential;
  • Individuals related to the whistleblower through work or family ties who may be subject to retaliation due to the report;
  • Legal entities in which the whistleblower holds a share, works for, or is otherwise connected to in a work-related context.

Important: The right to protection for whistleblowers is not unconditional and applies only when the following conditions are met simultaneously:

  1. The whistleblower had reasonable grounds to believe that the information provided in the report was true at the time of submission and that it falls within the scope of the Whistleblower Protection Act;
  2. The report was submitted under the conditions and procedures set out in the Act.

What Violations Can Be Reported

Reports of violations should relate to one or more of the following areas:

  1. Violations of Bulgarian legislation or of the acts of the European Union listed in the annex to the Whistleblower Protection Act, in the following fields.
    a) Public procurement;
    b) Financial services, products, and markets, and the prevention of money laundering and terrorist financing;
    c) Product safety and compliance;
    d) Transport safety;
    e) Environmental protection;
    f) Radiation protection and nuclear safety;
    g) Food and feed safety, animal health, and animal welfare;
    h) Public health;
    i) Consumer protection;
    j) Protection of privacy and personal data;
    k) Security of networks and information systems.

    2. Violations affecting the financial interests of the European Union within the meaning of Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, as further specified in relevant Union measures;

    3. Violations of internal market rules within the meaning of Article 26(2) of the Treaty on the Functioning of the European Union, including EU and Bulgarian legislation on competition and state aid;

    4. Violations related to cross-border tax schemes aimed at obtaining a tax advantage that undermines the purpose or intent of applicable corporate tax law;

    5. Criminal offenses of a general nature that the whistleblower became aware of in connection with their work or the performance of their official duties;

    6. Violations of Bulgarian legislation in the areas of:

a) Rules on the payment of public state and municipal receivables;
b) Labor law;
c) Legislation related to the performance of public service.

Important: Reports that are not subject to review under the Whistleblower Protection Act include:

  • Reports that do not contain information about violations falling within the above-listed areas;
  • Reports labeled as such but lacking information about violations that affect or threaten the public interest (i.e., those seeking only protection of personal rights and interests without any indication of public concern, or reports concerning interpersonal relations within KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria);
  • Reports concerning internal organizational and/or administrative violations within KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria, if such violations are not related to and do not simultaneously result in:
  • a violation of Bulgarian legislation or EU acts within the scope of the Act, and
  • a threat to or harm to the public interest.

How to Submit a Report

You can submit a report using one of the following methods:

  1. In Writing:
    a) Through the internal channel of KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria: KBC | Home
    b) By email:
  • For employees within the KBC Global Services structure: compliance.gs.bg@kbc.com
    For employees within the Time Center structure: ivaylo.ivanov2@kbc.com
    If you believe there may be a conflict of interest in the handling of a specific report by any of the responsible employees, you may submit your report to: reporting@kbc.be
     
  • By licensed postal operator – to the address:
    Sofia, Mladost district, 40 Alexander Malinov Blvd.
    Recipient: KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria Package content: “Report under the Whistleblower Protection Act (ЗЗЛПСПОИН)”
     
  • Important: When submitting a written report via email or postal service, you must use the official Report Registration Form for submitting information about violations under the Whistleblower Protection Act. Only Parts I to V of the form should be completed, and the form must be signed by hand.

    2. Orally:
    By scheduling a personal meeting between the whistleblower and the designated employee responsible for handling reports.

    The oral report will be documented by the responsible employee using the Report Registration Form under the Whistleblower Protection Act.

    The whistleblower will be offered the opportunity to review, correct, and agree to the documented report by signing it, if they wish to do so.


Reports Handling

Within 7 days of receiving a report that falls within the scope of the Whistleblower Protection Act the designated officer will confirm receipt and provide the whistleblower with information regarding the registration of the report, including its unique identification number (UIN) and the date of registration. Any subsequent information or communication related to the report will be linked to this UIN.

If the report does not meet the legal requirements, the whistleblower will receive a notification requesting correction of the deficiencies within 7 days of receipt. If the deficiencies are not corrected within this period, the report and its attachments will be returned to the whistleblower.

Anonymous reports do not initiate proceedings.

Reports that are registered but fall outside the scope of the Act and whose content does not provide grounds to be considered credible will not be reviewed.

Registered reports containing clearly false or misleading factual claims will be returned with instructions to the whistleblower to correct the statements and a reminder of the responsibility they bear.

KBC Global Services will inform both the whistleblower and the affected party of the final outcome of the investigation, in compliance with the legal obligation to protect their rights

Personal Data Processing Notice for Reports Submitted Under the Whistleblower Protection Act

Data Controller:
KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria, UIC: 206826647
Registered office: Sofia, Mladost district, 40 Alexander Malinov Blvd.

Purpose of Processing Personal Data in Violation Reports

Personal data is processed to ensure the protection of individuals who report or publicly disclose information about violations of Bulgarian legislation or EU acts, known to them in the course of performing their job duties or in another work-related context under the Whistleblower Protection Act (ЗЗЛПСПОИН), as well as to fulfill the corresponding legal obligations.

Legal Basis for Processing

Your personal data is processed based on Article 6(1)(c) of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) in connection with obligations arising from the Whistleblower Protection Act.

Data Recipients

Access to personal data contained in violation reports is granted only to employees designated by KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria to handle such reports.

Disclosure of the identity of individuals and information related to submitted reports is permitted only under Article 31 of the Whistleblower Protection Act, specifically:

  1. With the explicit written consent of the whistleblower, submitted in writing or electronically to the responsible employee; or
  2. When required and proportionate under Bulgarian law or EU law in the context of investigations by national authorities or judicial proceedings, including to ensure the right of defense of the affected party. In such cases, the whistleblower will be notified in writing with justification. Notification may be omitted if it would jeopardize the investigation or proceedings.

Personal data is not transferred to third countries or international organizations. If a legal obligation arises to transfer data, KBC Global Services N.V. – Branch Bulgaria will inform the whistleblower in advance and present the applicable safeguards ensuring adequate data protection.

Data Retention Period

Personal data is retained based on the following criteria:

  1. Time required to investigate the report;
  2. Time needed for further investigations;
  3. Retention period under Article 18(2)(9) of the Whistleblower Protection Act and Article 8 of Ordinance No. 1 of 27.07.2023 on maintaining the register of reports and forwarding internal reports to the Commission for Personal Data Protection – 5 years after the conclusion of the report review, unless legal proceedings (criminal, civil, labor, or administrative) are initiated in connection with the report.

Importance of Providing Personal Data

Providing your personal data for the purpose of submitting a report is a mandatory requirement. Failure to provide it or submitting an anonymous report is a complete barrier to initiating proceedings under Article 9 of the Whistleblower Protection Act.

Data Subject Rights

When your personal data is processed, you have the rights under Regulation (EU) 2016/679, which you may exercise as outlined in our general data protection information. You can review this information [here].

In addition to the rights under GDPR, you have the following specific rights under the Whistleblower Protection Act:

  • To decide whether to sign the documented oral report (Art. 15(3));
  • To be informed of the receipt of the report within 7 days (Art. 16(1));
  • To receive clear and accessible information on procedures for external reporting to the Commission for Personal Data Protection (CPDP), and where appropriate, to EU institutions, bodies, offices, and agencies (Art. 16(5));
  • To be informed if your report is forwarded to CPDP for further action (Art. 16(11)(g));
  • To be notified of the actions taken, final results of the investigation, and the reasoning, within no more than 3 months after confirmation of receipt or, if no confirmation was sent, within 3 months from the deadline for confirmation (Art. 16(4) in connection with Art. 17(1)(4)).

     

__________________________________________________________________________________

 

ИНФОРМАЦИЯ ЗА УСЛОВИЯТА И РЕДА ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ В КЕЙ БИ СИ ГЛОБАЛ СЪРВИС Н.В. – КЛОН БЪЛГАРИЯ КЧТ

съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН)

Лица, които могат да подават сигнали

Сигнализиращо лице,  ползващо се със закрила по ЗЗЛПСПОИН от момента на подаване на сигнала или от публичното оповестяване на информация за нарушение, е всяко физическо лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в качеството му на:

  1. работник по смисъла на член 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително работник, служител, държавен служител или друго лице, което полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
  2. лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
  3. доброволец, платен или неплатен стажант;
  4. съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;
  5. лице, което работи за физическо или юридическо лице, изпълнители, негови подизпълнители или доставчици;
  6. лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне, или лице, което предстои да сключи договор за предоставяне на всякакъв вид услуга, в случаите, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
  7. работник или служител, както и всяко друго лице по т. 1 – 5, получило информацията в рамките на трудово, служебно или друго правоотношение в работен контекст, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.

Освен на сигнализиращите лица, ЗЗЛПСПОИН предоставя защита и на:

  • лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;
  • лица, които са свързани посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;
  • юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

Важно: Правото на защита на сигнализиращите лица не е безусловно и се реализира тогава, когато са изпълнени едновременно следните условия:

  1. сигнализиращото лице е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването ѝ и че тази информация попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН;
  2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН.

За какви нарушения могат да се подават сигнали

Сигналите за нарушения следва да са се отнасят до една или повече от следните области:

  1. Нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:

    а) обществените поръчки;
    б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
    в) безопасността и съответствието на продуктите;
    г) безопасността на транспорта;
    д) опазването на околната среда;
    е) радиационната защита и ядрената безопасност;
    ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
    з) общественото здраве;
    и) защитата на потребителите;
    к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
    л) сигурността на мрежите и информационните системи;

    2. Нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
    3. Нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
    4. Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
    5. Извършено престъпление от общ характер, за което сигнализиращото лице е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
    6. Нарушения на българското законодателство в областта на:
  • правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
  • трудовото законодателство;
  • законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.

Важно! Сигнали, които не подлежат на разглеждане по реда на ЗЗЛПСПОИН са:

  • сигнали, които не съдъжат информация за нарушения, попадащи сред гореизброените области;
  • сигнали, озаглавени като такива, но несъдържащи информация за нарушения, с които се засяга или застрашава обществен интерес (т.е чрез които се търси единствено защита на лични права и интереси, без да има индикация за засегнат обществен такъв или сигнали, касаещи междуличностни отношения в организацията на Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – клон България);
  • сигнали, касаещи вътрешноорганизационни и/или вътрешноадминистративни нарушения, извършени в рамките на Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В – клон България, ако такива нарушения нямат връзка и не водят едновременно до:
    (i) нарушение на българското законодателство или на актове на ЕС, които попадат в предметния обхват на ЗЗЛПСПОИН, и
    (ii) не застрашават или увреждат обществения интерес.

Как да подадете сигнал

Можете да подадете сигнал по един от следните начини:

  1. Писмено:
    a) чрез вътрешния канал на Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – клон България: KBC | Home
    б) чрез електронна поща:
  • за служители, част от структурата на KBC Global Services: compliance.gs.bg@kbc.com;
  • за служители, част от структурата на Time Center: ivaylo.ivanov2@kbc.com.
  • aко считате, че е възможно да възникне конфликт на интереси при разглеждането на конкретен сигнал от някой от служителите, отговорни за разглеждането им, можете да подадете сигнала си до reporting@kbc.be.

чрез лицензиран пощенски оператор - до адрес: гр. София, бул „Витоша“ 89Б, с получател: Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – Клон България, съдържание на пратката: „Сигнал по ЗЗЛПСПОИН“  

Важно!При подаване на писмен сигнал чрез електронна поща или чрез лицензиран пощенски оператор следва да използвате образеца на Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно ЗЗЛПСПОИН, като попълните само Части I до V включително и положите саморъчен подпис.

       2. Устно - чрез уговорена лична среща на сигнализиращото лице със служител, отговарящ за разглеждането на сигнали. Устният сигнал се документира от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали чрез попълване на Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно ЗЗЛПСПОИН. На подаващия сигнала се предлага да го провери, коригира и да се съгласи, като го подпише, при желание от негова страна.

Разглеждане

В срок от 7 дни след получаването на сигнал, попадащ в приложното поле на ЗЗЛПСПОИН служител, отговарящ за разглеждането му, ще потвърди получаването и ще Ви предостави информация за регистриране на сигнала и неговия уникален идентификационен номер (УИН) и дата. Всяка следваща информация или комуникация във връзка със сигнала се прилага към този УИН.

Ако сигналът не отговаря на законовите изисквания, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.

По анонимни сигнали не се образува производство.

Не се разглеждат регистрирани сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.

Регистрирани сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към сигнализиращото лице за коригиране на твърденията и за отговорността, която носи.

Кей Би Си Глобал Сървисис съобщава на сигнализиращото лице и на засегнатото лице окончателния резултат от проверката, при спазването на законовото задължение за тяхната защита. 

Уведомление за защита на личните данни, обработвани при получаване на сигнали по реда на ЗЗЛПСПОИН

Администратор на личните данни: Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – Клон България, ЕИК: 206826647, със седалище: гр. София, бул. Витоша 89Б

Цели на обработване на личните данни в сигналите за нарушения

Личните данни се обработват за целите на осигуряването на защитата на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актовете на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите им задължения или в друг работен контекст по смисъла на ЗЗЛПСПОИН, както и за изпълнение на съответните законови задължения.

Правно основание за обработване на личните данни

Личните Ви данни се обработват на основание чл. 6, пар. 1, б. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните) във връзка със задълженията, които произтичат от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

Получатели на личните данни

Достъп до личните данни, съдържащи се в сигналите за нарушения, имат служителите, отговарящи за разглеждането на сигналите, определени от Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – Клон България.
 Разкриването на самоличността на лицата и на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, се допуска само при условията на чл. 31 от ЗЗЛПСПОИН, а именно:

при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице. Изричното писмено съгласие се подава писмено или в електронна форма пред служител, отговорен за разглеждането на сигнала; или

когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице. В тези случаи сигнализиращото лице се уведомява за необходимостта от разкриването с писмено уведомление от служител, отговорен за разглеждане на сигнала, което се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

Личните данни не се предават в трета държава или международна организация.

Ако възникне правно задължение за предаване на данните, Кей Би Си Глобал Сървисис Н.В. – Клон България ще информира сигнализиращите лица преди предаването и ще представи приложимите за конкретния случай мерки, които гарантират адекватността на защитата на личните данни.

Срок за съхранение на личните данни

Личните данни се съхраняват в срок, който се определя при отчитане на следните критерии:

  • времето за извършване на проверката по сигнала,
  • времето, необходимо за по-нататъшни разследвания и
  • времето за съхранение на сигнала съгласно чл. 18, ал. 2, т. 9 от ЗЗЛПСПОИН и чл. 8 от Наредба № 1 от 27.07.2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни – 5 години след приключване на разглеждането на сигнала, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал. 

  • Значение на предоставените лични данни

  • Предоставянето на личните Ви данни за целите на подаване на сигнали за нарушение е задължително изискване, а непредоставянето им и подаването на анонимни сигнали е абсолютна пречка да се образува производство по сигнала в съответствие с чл. 9 от ЗЗЛПСПОИН.

Права на субектите на данни

При обработване на личните Ви данни разполагате с правата по Регламент (ЕС) 2016/679, които може да упражните по реда, посочен в общата ни информация за защита на личните данни. С тази информация може да се запознаете тук.

В допълнение към посочените в Регламент (ЕС) 2016/679 права имате и следните специални права по ЗЗЛПСПОИН:

  • да прецените дали желаете да подпишете документирания устен сигнал (чл. 15, ал. 3 от ЗЗЛПСПОИН);
  • да бъдете информиран за получаването на сигнала в срок от 7 дни след получаването (чл. 16, т. 1 от ЗЗЛПСПОИН);
  • да получите ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), в качеството ѝ на централен орган за външно подаване на сигнали, а когато е уместно – към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз (чл. 16, т. 5 от ЗЗЛПСПОИН);
  • да бъдете информиран за препращането на сигнала Ви до КЗЛД при необходимост от предприемане на действия от нейна страна (чл. 16, т. 11, б. „г“ от ЗЗЛПСПОИН);
  • да Ви бъдат съобщени предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, заедно с мотивите, в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването сигнала или, ако не е било изпратено потвърждение, след изтичането на не повече от три месеца от срока за потвърждаване (чл. 16, т. 4 във връзка с чл. 17, ал. 1, т. 4 от ЗЗЛПСПОИН).